Wer nur gelegentlich eine Rechnung schreibt, braucht keine Buchhaltungssoftware mit Abo. Eine Rechnung online erstellen geht direkt im Browser: Daten eintragen, Positionen hinzufügen, PDF herunterladen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Angaben auf eine Rechnung gehören, wie die Summen berechnet werden, wo die Grenzen eines einfachen PDF-Rechnungsgenerators liegen und was Sie zur E-Rechnung in Deutschland wissen sollten.
Ein Online-Rechnungsgenerator lohnt sich vor allem, wenn Sie wenige Rechnungen im Monat schreiben: Freiberufler mit einzelnen Aufträgen, Nebenberufler, Vereine, kleine Handwerks- oder Dienstleistungsbetriebe oder Privatpersonen, die einmalig etwas verkaufen und dafür eine ordentliche Rechnung benötigen. Sie brauchen kein Konto, keine Installation und keine Testphase, die nach 14 Tagen endet.
Weniger geeignet ist ein solches Tool, wenn Sie täglich viele Rechnungen erzeugen, Zahlungseingänge automatisch abgleichen oder Rechnungen direkt an die Buchhaltung übergeben wollen. Dafür sind Buchhaltungsprogramme gedacht. Für den schnellen Einzelfall ist die PDF-Lösung dagegen oft die bequemste.
Mit dem Rechnungsgenerator gehen Sie so vor:
Das Tool berechnet Netto, Mehrwertsteuer und Summe je Position und für die gesamte Rechnung. Sie müssen also nicht selbst mit dem Taschenrechner nachrechnen.
In Deutschland regelt §14 UStG, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Auf grundlegendem Niveau gehören dazu:
Je nach Fall kommen weitere Angaben hinzu, etwa der Zeitpunkt der Leistung. Für niedrige Rechnungsbeträge gelten vereinfachte Regeln, und für Kleinunternehmer gelten Besonderheiten. Welche Variante bei Ihnen zutrifft, klärt am besten Ihre Steuerberatung. Das Tool nimmt Ihnen diese Prüfung nicht ab, es stellt die Felder bereit, in die Sie die Angaben eintragen.
Ein Grafikdesigner schreibt eine Rechnung mit drei Positionen, jeweils mit 19 % MwSt:
Die Nettosumme beträgt 650,00 €. Die Mehrwertsteuer ergibt 650 × 0,19 = 123,50 €, die Gesamtsumme also 773,50 €. Gemischte Sätze sind ebenfalls möglich: Kommt ein Fachbuch zu 30,00 € netto mit 7 % hinzu, entfallen darauf 2,10 € Steuer, und die Rechnung weist beide Steuerbeträge getrennt aus. Wenn Sie einen Bruttopreis in Netto und Steuer zerlegen wollen, hilft der MwSt-Rechner.
Das erzeugte Dokument ist eine einfache PDF-Rechnung. Es ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Vorschriften, also kein strukturiertes Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD, und das Tool übermittelt nichts an eine Behörde oder ein Portal.
In Deutschland müssen Unternehmen im B2B-Bereich seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, in denen unter bestimmten Bedingungen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen erlaubt sind; die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen wird schrittweise ausgeweitet, abhängig vom Umsatz des Unternehmens. Für Rechnungen an Privatkunden gilt die Pflicht nicht in gleicher Weise. Wann Sie konkret betroffen sind, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären, bevor Sie sich auf PDF-Rechnungen an Geschäftskunden verlassen.
Rechnungen enthalten Namen, Adressen, Bankverbindungen und Beträge, also genau die Daten, die man ungern auf fremden Servern weiß. Der Generator arbeitet vollständig im Browser: Die Eingaben werden nicht an einen Server gesendet, das PDF entsteht auf Ihrem Gerät. Eine Anmeldung ist nicht nötig, und das PDF trägt kein Wasserzeichen.
Beachten Sie die Kehrseite: Weil nichts auf einem Server gespeichert wird, sind die Daten nach dem Schließen der Seite nicht mehr abrufbar. Speichern Sie das PDF daher sofort an einem sicheren Ort und führen Sie Ihre Rechnungsliste selbst, etwa in einer Tabelle.
Eine Word- oder Excel-Vorlage ist flexibel, aber fehleranfällig: Formeln werden überschrieben, Nummern vergessen, und das Layout verrutscht. Ein Online-Generator rechnet automatisch und erzeugt direkt ein PDF. Ein Buchhaltungsprogramm lohnt sich, sobald Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, Mahnungen verschicken oder E-Rechnungen im Pflichtformat erzeugen müssen. Für den Einstieg und für gelegentliche Rechnungen ist der Browser-Generator die schnellste und datensparsamste Lösung, solange Sie die oben genannte E-Rechnungs-Grenze im Blick behalten. Ist das PDF danach zu groß für den Mailversand, hilft PDF komprimieren.
Ja. Sie füllen die Felder aus und laden das PDF herunter, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen.
Nein. Es ist eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ob und ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Nein. Alles läuft in Ihrem Browser, die Daten werden nicht an einen Server gesendet. Speichern Sie das PDF selbst ab.
Ja, jede Position hat ein eigenes Feld für den MwSt-Satz. Die Beträge werden je Position und insgesamt berechnet.
Nein. Es stellt Felder und Berechnung bereit, die Verantwortung für vollständige und korrekte Pflichtangaben liegt bei Ihnen. Im Zweifel fragen Sie eine Steuerberatung.